Workplace by Facebook: Ein tolles Tool für die interne Kommunikation

Die immer stärkere Digitalisierung ermöglicht in Unternehmen ein Umdenken der bisher gängigen Arbeitsweise. Ob von zu Hause, unterwegs oder im Büro, überall kann über das Internet mit den Teammitgliedern kommuniziert und gearbeitet werden. Zahlreiche Dienstleister bieten bereits Collaboration-Lösungen, die flexiblere Arbeitsmodelle und -methoden ermöglichen und gleichzeitig die altgediente E-Mail kaum noch notwendig machen.

Seit Anfang November 2016 ist auch Facebook mit seiner Lösung Workplace am Start. Wir haben das Tool einmal genauer angeschaut.

Vorteile von Workplace

Die Nähe zu Facebook zeigt gleichzeitig auch die vielen Vorteile der Lösung. Für Workplace muss man Mitarbeiter nicht umständlich schulen und das Netzwerken und der Austausch innerhalb des Unternehmens sind quasi vom Start weg möglich. Vieles ist bereits aus Facebook bekannt und gewohnt: Es lassen sich Gruppen und Events erstellen, Fotos und Videos teilen, Live-Videos drehen und der Newsfeed sowie der „Work-Chat“ dürfen natürlich auch nicht fehlen. Über diesen kann man mit Kollegen chatten und telefonieren (ob per normalen oder per Video-Call). Wie bei Facebook ist der Work-Chat in der mobilen Lösung in eine separate App ausgegliedert. Zusätzlich wird man für Workplace von Facebook ausgiebig geschult. Dafür gibt es unterschiedliche Webinare für Administratoren und Community Manager. Eine tolle Sache, die wir in dieser Form noch bei keinem anderen Tool gesehen haben.

Alle sind dabei

Mit der guten mobilen Anbindung lassen sich leicht Mitarbeiter von der Lösung überzeugen, die keinen PC-Arbeitsplatz haben – das Smartphone macht es möglich. Auch Mitarbeiter, die keinen Facebook-Account haben, können mitmachen. Denn Workplace ist gänzlich unabhängig von Facebook und eine separate Anmeldung ist notwendig. Hinzu kommt, dass Unternehmen eine eigene, abgeschlossene Workplace-Umgebung haben – vor fremden Blicken daher geschützt sind.

Schön fanden wir auch, dass bei Workplace bereits standardmäßig eine rudimentäre Formatierung von Beiträgen möglich ist. Überschriften, Listen oder ähnliches lassen sich damit relativ leicht einsetzen. Etwas Farbe wäre noch nett gewesen.

Dashboard für Administratoren

Für die Kommunikationsabteilung in Unternehmen dürfte wohl das integrierte Dashboard sehr interessant sein. So lassen sich die wöchentlichen Aktivitäten der Mitglieder, die Gruppen und ihre Einstellungen sowie die Inhalte (z.B. wie viele Beiträge gepostet wurden) unkompliziert analysieren. Hierfür bekommt man von Workplace jede Woche eine E-Mail mit Analysen, die sich hervorragend eignet, um ein Reporting für die Chefetage zu erstellen. Mitarbeiter müssen sich jetzt aber nicht sorgen, denn die Informationen bleiben auf allgemeinem Level und können nicht auf einzelne Mitarbeiter heruntergebrochen werden.

Hilfreich für die Unternehmenskommunikation ist auch eine gesonderte Gruppe, die bei Anmeldung automatisch von jedem Mitarbeiter abonniert wird. Diese kann beispielsweise wunderbar als Onboarding-Gruppe genutzt werden. Dort kann erläutert werden, warum das Unternehmen sich für Workplace entschieden hat oder erste Tipps zum Umgang
gegeben werden. Die Unternehmenskommunikation kann also mit allen Mitarbeitern in den Austausch treten und Informationen teilen. Das Abonnement können Mitarbeiter aber selbstverständlich auch rückgängig machen, wenn sie dies möchten.

Verbesserungsmöglichkeiten

In der Top-Down-Kommunikation offenbaren sich zur Zeit allerdings noch ein paar Makel der Lösung: Eine übersichtliche Sammlung von Dokumenten, wie etwa Guidelines, Templates oder Ähnlichem ist nicht möglich.

Auch im kollaborativen Arbeiten zeigt Workplace Schwächen. So kann ein Video-Chat nur zwischen zwei Personen geführt werden und eine Video-Konferenz ist daher leider nicht möglich. Das Tool bietet auch die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten über eine Art Word-Editor („Notizen“). Die Funktionalität hinkt der Integration bspw. von Office-Dokumenten bei Google-Drive oder auch der simplen Mark-up-Version in Word allerdings hinterher. Eigene Dokumente lassen natürlich auch hochladen. Für eine Bearbeitung müssen diese jedoch heruntergeladen und wieder neu eingestellt werden. Das sorgt unter Umständen für Versionen-Hick-Hack und macht eine Abstimmung komplizierter. Dateien lassen sich zudem auch mobil hochladen – jedoch zurzeit nur in der Android-Version.

Für einfache Textinhalte, die keine großartige Formatierung benötigen, ist die Notiz-Funktion aber absolut ausreichend und man kann sich in kleineren Gruppen wunderbar zu Themen austauschen. Auch mit externen Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten kann man sich in sogenannten Multi-Company-Gruppen vernetzen. Diese benötigen jedoch einen eigenen Workplace-Account. In der Praxis wird der Austausch mit Externen wohl das ein oder andere Mal daran scheitern.

Ein für wohl viele deutsche Unternehmen weiterer gravierender Nachteil ist, dass Workplace nicht auf eigenen Servern im Unternehmen läuft. Auch wenn Workplace verspricht, hohe Sicherheitsstandards zu haben und die Inhalte dem nutzenden Unternehmen gehören, liegen diese auf Servern im Ausland.

Fazit

Da Workplace für die ersten 1.000 Mitarbeiter je drei US-Dollar, für die nächsten 9.000 zwei US-Dollar und darüber hinaus ein US-Dollar kostet, gehört es sicherlich zu den günstigen Social-Intranet-Lösungen. Ein Tool für Wissensmanagement und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist es jedoch nicht.

Wir sind aber sehr gespannt, was für weitere Integrationsmöglichkeiten Workplace bieten wird. Über Schnittstellen (APIs) lassen sich hilfreiche Drittprogramme anbinden, die die noch existierenden Schwachstellen wohl ausbessern könnten. Schließlich soll eine Social-Intranet-Lösung nicht nur die Kommunikation unter den Mitarbeitern verbessern, sondern gleichzeitig auch das kollaborative Arbeiten effizienter machen. Dazu gehört eben auch, dass Dokumente strukturiert zur Verfügung gestellt werden und diese unkompliziert gemeinsam bearbeitet werden können. Zum Austausch mit Mitarbeitern und für diese untereinander ist es aber eine tolle und vor allem einfach umzusetzende Lösung. Gerade auch die Tatsache, dass man Mitarbeiter für Workplace nicht schulen muss, ist ein riesen Plus. Der Austausch mit den Kollegen lässt sich mit dem Tool also erheblich verbessern und die Lösung dürfte damit wohl einen entscheidenden Beitrag zu einer besseren Kommunikation innerhalb eines Unternehmens liefern.

Quelle: Facebook

Der Beitrag wurde in Kooperation mit Sebastian Neumann, Thomas Schlebach und René Meyer erstellt.